E-Fatura ve E-Arşiv

Kâğıt faturanın karşılığı bilgileri içeren, uluslararası bir formatta (UBL) standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip elektronik belgedir. 

E-Fatura ile faturalarınızı elektronik ortamda güvenli olarak gönderip, alabilir, faturalarınızı 10 yıl boyunca yasal geçerli ve yedeklemeli saklayabilir ve online olarak görüntüleyebilirsiniz. E-Fatura sistemi ile kâğıt, baskı, kargo ve tüm operasyonel masraflarınızı minimum seviyeye indirebilirsiniz. 

Mükellefler E-Arşiv Fatura Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

• E-Fatura sadece E-Faturaya geçmiş mükelleflere gönderilir.
• E-Arşiv Fatura, E-Fatura geçmeyen tüm kurumlara ve bireylere gönderilir.
• E-Fatura GİB üzerinden muhatabına E-Fatura kapalı devre sistem üzerinden ulaştırılır, Gönderici ve alıcı bu sistem üzerinden kullanıcılarıyla işlem yapabilirler, dolayısıyla GİB anında haberdar olur, iptal edilemez, ancak muhatap ret ya da iade yapabilir.
• E-Arşiv Fatura muhatabına mail ya da SMS ile ulaştırılır, GİB’e bir sonraki gün saat 24:00′ de kadar raporlanır.

Kimler E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Uygulamasına Geçebilir?

Herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın isteyen firma dilediği zaman E-Faturaya geçebilir. İki tür E-Fatura kullanıcısı vardır; 

Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E-Faturaya geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu E-Fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E-Faturaya geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir. 

İkinci tür ise gönüllü E-Fatura kullanıcısıdır. Özellikle E-Ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kâğıt masrafından tasarruf etmek isteyen, arşivleme, operasyonel iş gücünü azaltmak isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı E-Faturayı tercih eden tüm firmalar E-Faturaya geçiş yapabilir.

E-Faturanın Firmalara Sağladığı Eşsiz Avantajlar

” Firmaların e-fatura kullanmakla sağlayacakları tasarruflar sayılamayacak kadar çok. e-Faturanın en görünür avantajları arasında kâğıt faturadan kurtularak baskı, yazdırma, posta ve arşiv maliyetlerinin çok büyük ölçüde ortadan kaldırılması yer almaktadır. Esasında e-faturanın bu görünür avantajları asıl avantajlarının yanında çok küçük. En başta e-fatura işletmelerinize yönetimsel birçok avantaj sağlayacak.Nakit yönetiminiz kolaylaşacak ve aynı ölçüde hızlanacak. İşletmeniz üzerindeki hâkimiyetiniz daha da artacak. Her türlü faturaya artık anlık ulaşabileceksiniz.
İç denetim süreçlerinizi daha rahat gerçekleştirebileceksiniz.
Dış denetimdeki denetçilere veya ilgili kamu ve özel sektör kurumlarına, talep etmeleri halinde fatura hazırlamada karşı karşıya kaldığınız emek yoğun ve zaman alıcı iş yüklerinden çok büyük ölçüde e-faturaya geçiş ile birlikte kurtulacaksınız.

Günümüzün hızla değişen ve gelişen dünyasında işletmelerin başarısı biraz da sofistike bir tedarik zinciri oluşturmalarına bağlıdır. Farklı lokasyonlarda ki alıcılar ve satıcılar ile bunlar arasındaki iletişimin alabildiğine hızlı ve elbette düşük maliyetle sağlanması, günümüzün rekabetçi piyasa koşullarının bir gereğidir. İşte bu noktada e-fatura işletmelerin tedarik zincirinin tasarım ve yönetilmesinde kullanılabilecek en önemli araçlardan birisidir.

Evet, e-fatura işletmelerdeki tedarik zincirini kolaylaştıran en önemli elektronik uygulamalardan biri. Aynı zamanda tedarik zincirlerinde ki iş ve işlem süreçlerinin azaltılması, hızlandırılması ve gelecekte bu halkaya e-irsaliye gibi belgeler ile e-ödeme gibi süreçlerin de eklenmesi, hem işletmeler arasında hem de bir işletmenin kendi içerisinde müthiş bir sinerji oluşturacak. Diğer bir ifade ile e-fatura, işletmelerdeki dijital dönüşüm eko sisteminin ilk ve en önemli basamağıdır.

Bütün bunlarla beraber e-fatura özellikle küresel şirketlerle iş yapmanızın önünü daha fazla açacak elektronik bir uygulamadır. Zira bugün gittikçe artan bir şekilde çok uluslu şirketlerin uluslararası ticarette tedarikçilerine e-faturayı şart koştuklarını biliyoruz.
e-Faturanın dayandığı format ve standart ile işletmeler faturanın oluşturulup gönderilmesinde, alınmasında, kontrollerin yapılmasında, muhasebe kaydına dönüştürülmesinde ve gerekli analizlerin yapılmasında makineler arası (machine to machine) iletişim sağlar. Bu da faturalama süreçlerinde yaşanabilecek hataları minimize ederek verimlilik artışı sağlayacaktır.

Son yapılan bir araştırma (Billentis, 2013), e-faturanın hem alıcı hem de satıcı için oldukça yüksek bir tasarruf imkanı sağladığını göstermektedir: e-Fatura düzenlemek satıcı için kağıt faturaya göre % 57, alıcı için ise % 62 daha fazla tasarruf sağlamakta. Üstelik işletmeler e-fatura için yapmış oldukları harcamaları 6 ay ila 1,5 yıl arasında amorti etmekte ve toplamda cirolarının % 2’si oranında bir tasarrufta bulunmaktalar.

Luca’daki mükelleflerinizin e‑Defter süreçlerini toplu yönetin

Luca hesabınızı bağladığınızda mükellefleriniz otomatik olarak listelenir. Kurulum ve manuel dosya yükleme olmadan e‑Defter oluşturma, imzalama, 10 yıl güvenli saklama ve dönem kapatma işlemlerini tekil veya toplu tamamlayın.